Ratgeber

Die Jahresabrechnung fehlt: Wer zuständig ist und wie Sie sie bekommen

Ohne Jahresabrechnung weiß in einer Gemeinschaft niemand, ob die Vorschüsse gereicht haben, wer nachzahlen muss und wie viel in der Rücklage liegt. Vermieter können ihren Mietern keine Nebenkostenabrechnung stellen. Fehlt die Abrechnung über Jahre, wird es teuer – für alle.

Von Yasar Sentürk, zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG · Stand Oktober 2026

Wer muss die Abrechnung erstellen?

Die Jahresabrechnung ist Aufgabe des Verwalters, die Eigentümer beschließen auf ihrer Grundlage über Nachzahlungen und Erstattungen (§ 28 Abs. 2 WEG). Dabei gilt eine wichtige Regel: Zuständig ist der Verwalter, der im Amt ist, wenn die Abrechnung fällig wird.

Übernehmen wir eine Gemeinschaft zum 1. Januar, erstellen wir deshalb selbstverständlich die Abrechnung für das gerade abgelaufene Jahr – das ist gesetzlich so geregelt und gehört zu unserer normalen Arbeit. Anders ist es bei Jahren davor, für die eigentlich der frühere Verwalter zuständig war und die er nie abgerechnet hat.

Schritt für Schritt zur fehlenden Abrechnung

Frist setzen. Fordern Sie die Verwaltung schriftlich auf, die Abrechnung bis zu einem bestimmten Datum vorzulegen. Das geht am wirksamsten über den Verwaltungsbeirat.
Den Verlauf festhalten. Notieren Sie, wann die Abrechnung zugesagt und nicht geliefert wurde. Das hilft bei der Entscheidung über eine Abberufung.
Neue Verwaltung bestellen. Bleibt die Abrechnung aus, können die Eigentümer den Verwalter jederzeit abberufen – am besten in derselben Versammlung, in der sie einen neuen bestellen.
Unterlagen herausverlangen. Die alte Verwaltung muss Kontoauszüge, Belege, Verträge und Protokolle herausgeben. Mit ihnen kann die neue Verwaltung die fehlenden Jahre aufarbeiten.
Notfalls klagen. Jeder Eigentümer hat Anspruch auf eine ordnungsmäßige Verwaltung und kann die Abrechnung auch gerichtlich durchsetzen. Meist ist der Verwalterwechsel aber der schnellere Weg.

Was das Nachholen alter Jahre bedeutet

Fehlende Jahre aufzuarbeiten dauert erfahrungsgemäß einige Wochen. Der Grund ist selten die Buchhaltung selbst, sondern das Warten: Banken müssen alte Kontoauszüge heraussuchen, Versorger und Messdienste Rechnungen und Ablesewerte nachliefern, die Vorverwaltung Belege übergeben.

Diese Wartezeit berechnen wir nicht. Abgerechnet wird nach Aufwand nur die Zeit, die wir tatsächlich arbeiten: Belege und Dokumente anfordern, nachfassen und das Jahr nachbuchen. Das sind in der Regel einige Stunden je Jahr. Bevor wir anfangen, sagen wir Ihnen, womit Sie rechnen müssen.

Ein Beispiel für eine typische Lücke: Bei einer Gemeinschaft fehlten nach einem Kontowechsel die Auszüge des alten Kontos. Erst als die Bank sie nachgeliefert hatte, ließ sich das Jahr sauber abschließen. Mehr dazu im Beitrag Ist das Geld der Gemeinschaft sicher?

Für Vermieter besonders wichtig

Wer seine Eigentumswohnung vermietet, braucht die Jahresabrechnung der Gemeinschaft für die Nebenkostenabrechnung des Mieters. Die muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt die WEG-Abrechnung zu spät, kann der Vermieter Nachzahlungen unter Umständen nicht mehr verlangen.

Bei Ihnen fehlen Abrechnungen?

Wir sagen Ihnen, wie Sie jetzt vorgehen und was das Aufarbeiten bei Ihnen ungefähr kosten würde.

Kostenlose Erstberatung 06151 7347-5988

Häufige Fragen

Bis wann muss die Jahresabrechnung vorliegen?

Einen gesetzlichen Stichtag gibt es nicht. Nach der Rechtsprechung ist eine Abrechnung in den ersten drei bis sechs Monaten des neuen Jahres üblich und angemessen. Bei uns liegt sie bis 30. April vor – vorausgesetzt, Messdienst und Versorger haben ihre Daten bis Ende Februar geliefert.

Wer erstellt die Abrechnung, wenn der Verwalter zum Jahreswechsel wechselt?

Nach der Rechtsprechung ist der Verwalter zuständig, der im Amt ist, wenn die Abrechnung fällig wird. Bei einem Wechsel zum 1. Januar erstellt also in der Regel die neue Verwaltung die Abrechnung für das abgelaufene Jahr.

Kostet das Nachholen alter Abrechnungen extra?

Abrechnungen für Jahre, für die ein früherer Verwalter zuständig war, gehören nicht zur laufenden Verwaltung. Wir berechnen sie nach Aufwand – und nur die Zeit, in der wir tatsächlich arbeiten, nicht die Wartezeit auf Bank oder Dienstleister.

Dieser Beitrag gibt unsere Erfahrung als Verwalter wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.