Die ersten Wochen nach dem Verwalterwechsel: Was sofort geprüft werden muss

Die heikelste Zeit einer Verwaltung sind die ersten Wochen nach dem Wechsel. Die alte Verwaltung ist raus, die neue kennt das Haus noch nicht – und Post, Fristen und Verträge laufen weiter. Zwei Fälle aus unserer Praxis zeigen, warum hier nichts liegen bleiben darf.

Von Yasar Sentürk, zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG · Stand Oktober 2026

Fall 1: Die Versorgerpost, die nie ankam

Nach der Übernahme einer Gemeinschaft schickte der Gasversorger seine Zahlungserinnerungen und schließlich die Sperrandrohung weiterhin an die frühere Verwaltung. Die leitete nichts weiter. Ein Teil der Abschläge blieb offen – und eines Tages wurde das Gas gesperrt. Bewohner und Eigentümer waren einige Tage ohne Warmwasser, bis der Betrag beglichen und die Leitung nach einer Dichtigkeitsprüfung wieder freigegeben war.

Daraus haben wir eine feste Regel gemacht: Bei jeder Übernahme melden wir uns bei allen Versorgern – Strom, Gas, Wasser – mit jeder einzelnen Vertragsnummer als neue Verwaltung an und prüfen die Zahlungen der letzten Monate. Versorgerpost bearbeiten wir am Tag des Eingangs.

Fall 2: Ein Haus ohne nachweisbare Gebäudeversicherung

Bei einer anderen Übernahme fanden wir in den Unterlagen keinen gültigen Vertrag über die Wohngebäudeversicherung. Die Versicherer, bei denen das Haus angeblich versichert war, konnten keinen Vertrag bestätigen, und in den Kontoauszügen war kein entsprechender Beitrag zu finden. Im Schadensfall – ein Leitungswasserschaden, ein Sturm – hätte die Gemeinschaft womöglich allein dagestanden.

Wir haben sofort bei der Vorverwaltung nachgefragt, Angebote für einen neuen Versicherungsschutz eingeholt und das weitere Vorgehen mit dem Verwaltungsbeirat abgestimmt. Seitdem gilt: Der Versicherungsnachweis ist das Erste, was wir prüfen.

Unsere Checkliste für die ersten Wochen

1. Gebäudeversicherung. Gibt es einen gültigen Vertrag, ist der Beitrag bezahlt, stimmen Versicherungssumme und Gebäudebeschreibung?
2. Versorger. Alle Verträge auf die neue Verwaltung umstellen, offene Posten klären, Abschläge prüfen.
3. Konto der Gemeinschaft. Zugriff einrichten, Kontoauszüge auf Vollständigkeit prüfen, Lastschriften fürs Hausgeld weiterlaufen lassen.
4. Unterlagen. Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Protokolle, Verträge und die letzten Abrechnungen – was fehlt, fordern wir bei der Vorverwaltung an.
5. Laufende Verträge. Wartung, Messdienst, Hausmeister, Reinigung: Wurden sie beschlossen, passen Laufzeit und Preis? Mehr dazu im Beitrag Verträge prüfen statt weiterlaufen lassen.
6. Begehung. Heizung, Rückstausicherung, Dach, Keller: Wir sehen uns das Haus an und halten fest, was ansteht.
7. Erste Versammlung. Wir stellen uns vor, erklären die Zahlen und legen einen Plan für das erste Jahr vor.

Wie der Wechsel selbst – von der Abberufung bis zur Übergabe – abläuft, steht auf unserer Seite zum Verwalterwechsel.

Dieser Beitrag gibt unsere Erfahrung als Verwalter wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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